Dal 1° luglio 2019 arriva il registratore telematico: da quella data, infatti, i commercianti con volume d’affari superiore ai 400.000 euro annui avranno l’obbligo di emettere scontrino elettronico – o più precisamente, di trasmettere in modalità telematica al fisco i corrispettivi. Il nuovo adempimento spetterà a tutti gli altri dal 1° gennaio 2020. Sebbene per i primi sei mesi, quindi fino al 31 dicembre 2019, un emendamento al decreto Crescita abbia introdotto una moratoria che sospende le sanzioni per chi non rispetta le nuove regole, è necessario adeguarsi per rispettare la legge. Il primo passo per un imprenditore che vuole mettersi in regola e trasmettere in modo digitale lo scontrino, è quello di investire in un registratore telematico. Si tratta di uno strumento indispensabile, previsto dall’Agenzia delle entrate per il funzionamento del sistema di trasmissione dei corrispettivi.
L’utilizzo del registratore telematico, o la trasformazione di una cassa in tale strumento digitale che, come vedremo, è possibile, porta evidenti vantaggi al commerciante che ne farà uso. Principalmente, da sottolineare come le procedure verranno automatizzate: una volta conclusa la giornata di lavoro, sarà la macchina stessa a inviare i corrispettivi all’Agenzia delle entrate, in modo autonomo, senza che l’esercente debba provvedere a farlo. Questo rappresenta un’indubbia comodità per i negozianti, che risparmieranno tempo e risorse lasciando allo strumento l’incarico di adempiere all’obbligo fiscale.
Registratore telematico, a che cosa serve
Lo scontrino digitale è stato introdotto dal DL numero 127 del 5 agosto 2015, precisamente all’articolo 2 del testo di legge. In particolare, al comma 3 la norma sottolinea l’importanza di servirsi di adeguate tecnologie per memorizzare e inviare i corrispettivi. Ecco dunque che viene previsto l’utilizzo del Registratore telematico, strumento che viene utilizzato con i seguenti obiettivi:
- Permettere la trasmissione dei corrispettivi in via digitale;
- Memorizzare gli scontrini;
- Garantire inalterabilità e autenticità dei dati;
- Consentire l’automatizzazione della procedura.
Ma non solo. Il registratore telematico può venir usato anche per l’invio delle fatture al fisco e per la memorizzazione e trasmissione dei dati degli scontrini dei distributori automatici. Questa possibilità tuttavia è disponibile solo se il distributore automatico si trova nello stesso locale dove si trova il registratore telematico.
Due sono le possibili strade per adempiere all’obbligo di trasmettere in via telematica gli scontrini e, dunque, di avere uno strumento adeguato allo scopo:
- Acquistare un registratore telematico;
- Adeguare un registratore che già si possiede.
Vediamo in che modo è possibile.
I nuovi registratori telematici, come funzionano
Innanzitutto, l’Agenzia delle entrate nelle specifiche tecniche pubblicate ad aprile 2019 in preparazione dell’avvio dell’obbligo di trasmissione digitale degli scontrini, precisa che i modelli di registratore telematico devono essere approvati dall’Agenzia stessa. A occuparsi della procedura devono essere gli stessi produttori dei registratori, che devono presentare un’istanza per ottenere l’approvazione, oltre che una certificazione da un ente scientifico (un’università o il CNR – Consiglio nazionale delle ricerche) che ne attesti la validità. Una volta che l’Agenzia delle entrate avrà emesso un provvedimento con cui approva il modello, il fabbricante dovrà provvedere ad accreditarsi online per ricevere il Certificato fabbricante, per ogni modello che produce.
Date le certificazioni, il commerciante che acquisterà il registratore telematico sarà certo di aver comprato un macchinario approvato dal fisco. Una volta che ne entrerà in possesso, dovrà provvedere a installare e attivare lo strumento: questa pratica viene svolta solo dai tecnici che sono stati abilitati dal fisco. L’Agenzia delle entrate, come spiega nelle specifiche tecniche, mette a disposizione sul proprio sito un elenco di questi esperti, per aiutare l’esercente nella ricerca di un installatore qualificato. Prima però, il commerciante deve accreditarsi lui stesso. L’attivazione, tecnicamente funziona inserendo i dati fiscali dell’installatore e del commerciante, per poi richiedere l’attivazione all’Agenzia delle entrate.
Adeguare un registratore di cassa
Come anticipato, è possibile anche percorrere un’ulteriore strada. Invece che acquistare un registratore telematico certificato ed eseguire le procedure sopra descritte, si potrà anche adeguare un registratore di cassa purché sia di un modello considerato ancora valido al 1° gennaio 2017. L’Agenzia delle entrate infatti spiega che con gli opportuni adeguamenti a livello di programma e strumento, si potrà rendere il registratore idoneo alla trasmissione dei corrispettivi in forma digitale. Bisognerà però inoltrare una richiesta al fisco e poi seguire la procedura di approvazione valida anche per i registratori telematici veri e propri.
L’Agenzia delle entrate spiega tuttavia con estrema precisione quali sono le caratteristiche di cui devono essere dotati i registratori di cassa per essere “trasformati”. In primis devono possedere la caratteristica della connettività, poi devono essere in grado di memorizzare il certificato di dispositivo, soprattutto devono poter sigillare in modo elettronico il documento in formato XML in cui viene realizzato lo scontrino elettronico pronto per la trasmissione. Se il registratore non ha queste qualità, deve almeno possedere un “apparato esterno”, si legge nelle specifiche tecniche, chiamato “modulo di invio” per garantire la sicurezza di un registratore telematico.