Gestione ciclo passivo: come gestire i flussi approvativi via app

La gestione ciclo passivo rappresenta un aspetto cruciale per la salute finanziaria di qualsiasi azienda, poiché coinvolge tutti i processi legati alla gestione degli acquisti e dei pagamenti. Un elemento chiave di questo ciclo è la gestione dei flussi approvativi, che determina quando e come vengono autorizzati i pagamenti ai fornitori. L'adozione di strumenti digitali consente di far evolvere questo passaggio, razionalizzando l’amministrazione di una grande mole di documenti e rendendo le procedure più efficienti. In questo scenario, poter visionare e firmare la documentazione via app rappresenta il modo in assoluto più rapido, semplice e sicuro per potenziare le operazioni.

Una gestione del ciclo passivo tradizionale rischia di causare rallentamenti e criticità

Una gestione del ciclo passivo lenta o inefficace, va ricordato bene, può causare ritardi nei pagamenti e portare a non conformità normativa, con conseguenze legali e reputazionali. In particolare, l’approccio tradizionale, analogico, per la gestione dei flussi approvativi non è ottimale perché causa difficoltà nell’amministrazione di una quantità eterogenea di documenti, non consente tracciamento e visibilità in tempo reale, presta il fianco a un elevato rischio di errori manuali. Questi ostacoli possono generare inefficienze, costi aggiuntivi e, in ultima analisi, compromettere la competitività aziendale. Al contrario, un processo di approvazione efficiente abbatte drasticamente il rischio di errori e ritardi, migliorando complessivamente la gestione del ciclo passivo e consentendo di mantenere una buona relazione con i fornitori per garantire la continuità operativa.

Rendere i flussi approvativi più sicuri, rapidi ed efficaci

La chiave per potenziare i flussi approvativi nella gestione ciclo passivo è la digitalizzazione, l’unico paradigma operativo in grado di migliorare l'efficienza, automatizzando molte procedure e dematerializzando la gestione documentale, firme comprese.

Una delle prime strategie da implementare, rese possibili dalla digitalizzazione dell’ambiente operativo, è la centralizzazione delle informazioni: creare un unico punto di verità per tutte le approvazioni garantisce che tutti i dati siano facilmente e univocamente accessibili, consente di evitare la frammentazione e la dispersione delle informazioni tra sistemi diversi.

Inoltre, all’interno di sistemi digitali evoluti, i dati sono protetti attraverso meccanismi di crittografia e controlli di accesso, riducendo il rischio di frodi e violazioni. Non ultimo, digitalizzare la gestione del ciclo passivo significa migliorarne la conformità normativa e facilitare le procedure in caso di audit perché consente di poter contare sulla disponibilità immediata di documentazione accurata e completa, con registri facilmente accessibili di tutte le transazioni e approvazioni.

5 vantaggi chiave della gestione del ciclo passivo via app

La possibilità di poter attingere immediatamente alla documentazione necessaria per la gestione del ciclo passivo grazie a un ecosistema digitale raggiunge la sua massima espressione nel caso di piattaforme operative accessibili via app. Questo scenario apporta 5 vantaggi concreti e immediati:

1. riduzione dei tempi di approvazione: le app consentono approvazioni rapide, anche in mobilità, consentendo di smarcare facilmente e velocemente ogni passaggio, con piena validità legale
2. maggiore efficienza: l'automazione del processo diminuisce gli errori manuali e semplifica il lavoro delle persone
3. tracciabilità in tempo reale: gli utenti abilitati possono monitorare in tempo reale lo stato delle approvazioni dal proprio smartphone e intervenire prontamente in caso di problemi
4. aumento della sicurezza: le applicazioni evolute sono dotate di sistemi di sicurezza avanzati che tengono al sicuro i dati sensibili aziendali
5. miglioramento della conformità normativa: la gestione digitale via app semplifica ulteriormente i flussi approvativi, facilitando la preparazione per gli audit e il raggiungimento della compliance

Per ottenere tutti questi vantaggi e far evolvere come non mai la gestione del ciclo passivo, è essenziale scegliere ERP completi ed evoluti che siano in grado di digitalizzare i flussi approvativi nella loro interezza, proprio all’interno del software gestionale stesso. Un buon applicativo, infatti, deve consentire un accesso multipiattaforma, snellendo i processi, e abilitando l’operatività ottimale anche in mobilità, senza dover ricorrere a soluzioni terze da integrare. Funzioni come queste, infatti, non sono un plus, ma diventano la base di partenza per la software selection, a tutto vantaggio degli operatori coinvolti nel processo, dei fornitori e del business nel suo complesso.