La gestione degli approvvigionamenti è un elemento cruciale di differenziazione e vantaggio competitivo per un’azienda. Le modalità e le condizioni attraverso le quali viene attuata incidono infatti almeno a 3 diversi livelli sulle attività lavorative.
- In primo luogo, hanno un impatto sulla continuità produttiva. Oltre le logiche di prezzo e convenienza, la certezza degli approvvigionamenti è ciò che consente di pianificare al meglio un ciclo di produzione. Ed è un KPI importante in tempi di time-based competition e produzione just-in-time.
- Gli approvvigionamenti sono anche un centro di costo da monitorare con attenzione, in cui individuare marginalità positive o inefficienze e sprechi. Essere in grado di ottimizzare i costi e le procedure, così, diventa vitale. Un vecchio adagio dice che un buon negoziante guadagna quando compra, non quando vende: questa massima vale anche fuori dall’ambito commerciale.
- Le pratiche di gestione approvvigionamenti determinano infine la tracciabilità di processi e prodotti. Questa sarà in positivo con l’adozione di sistemi di gestione digitale, perché le procedure sono trasparenti e rendicontabili. In negativo, con processi disorganici e poco efficienti, perché viene a mancare quella visibilità sui cicli di acquisto che permette di garantire la qualità dei propri prodotti.
Cosa si intende per funzione di approvvigionamento
Per funzione di approvvigionamento (procurement) si intende un elemento cardine all'interno delle operazioni aziendali.
La funzione di approvvigionamento ha infatti la responsabilità di gestire in modo strategico l'acquisizione dei materiali, delle risorse, dei prodotti e dei servizi necessari per il funzionamento di un'organizzazione. Fanno parte delle sue attività la selezione di fornitori affidabili, la negoziazione di contratti vantaggiosi per l’azienda, il monitoraggio delle scorte e la pianificazione degli acquisti (approvvigionamenti, in senso stretto) in modo da garantire la disponibilità di risorse quando necessario, riducendo al minimo gli sprechi e i costi. Una funzione di approvvigionamento efficiente contribuisce a ottimizzare le risorse aziendali, ma anche a garantire l’efficienza dei processi, la razionalizzazione dei costi, la continuità operativa e la soddisfazione dei clienti.
La competizione sui processi di approvvigionamento
Un’efficace gestione degli approvvigionamenti è dunque una sicura precondizione di ogni attività di successo. Per ottenerla, molte aziende stanno mettendo a punto nuove soluzioni e attuando investimenti notevoli.
Si tratta di una conseguenza legata a quanto accaduto durante gli ultimi anni, in cui diversi eventi gravi e in rapida successione hanno provocato una vera e propria supply chain crisis che ha messo a rischio intere filiere. Per esempio, si pensi al settore della carta, dove la produzione a livello globale è scesa di 4 milioni di tonnellate rispetto al 2018. Oppure all’industria automobilistica, dove la carenza di semiconduttori ha messo a rischio ricavi globali per 210 miliardi di dollari.
Per correre ai ripari, dunque, molte aziende stanno definendo nuove strategie di approvvigionamento. A livello generale, la tendenza è diversificare e aumentare il controllo sulle proprie fonti. Si spiegano in questo modo, così, i risultati di un recente sondaggio di Statista, alla cui domanda “cosa state facendo per creare una supply chain più resiliente?” spiccano tra le risposte:
- gli investimenti in tecnologia (15,9%);
- il dual/multi-shoring, ovvero la diversificazione degli approvvigionamenti (11,5%);
- il near-shoring, cioè la ricerca di supplier più vicini geograficamente (6,4%)
Sono strategie che in maniera diversa, per quanto riguarda la gestione degli approvvigionamenti, possono risolvere imprevisti e criticità di processi troppo dilatati o oltremodo complessi. La competizione qui si gioca non solo, quindi, sulla possibilità di spuntare prezzi più convenienti, ma soprattutto sulla garanzia di continuità e qualità del servizio offerto dal supplier.
I vantaggi di una gestione approvvigionamenti digitale
Da questo punto di vista, gli investimenti in tecnologia sono cruciali per abilitare una gestione degli approvvigionamenti ideale. Consentono, infatti, di controllare processi di procurement complessi in maniera agile e cost-effective, fornendo così un vero vantaggio competitivo alle aziende che li adottano.
Procedure agili, digitalizzate, di gestione acquisti assolvono in questo contesto a più funzioni. Una è quella di garantire la resilienza dei processi di approvvigionamento, con un monitoraggio puntuale di scorte e disponibilità e la capacità di anticipare potenziali disruptions. Un’altra è quella di ottimizzare tutte le operazioni necessarie a completare un ciclo d’acquisto, riducendone tempi e costi ma allo stesso tempo aumentandone i livelli di servizio.
In sistemi di gestione degli acquisti digitalizzati, le attività manuali si riducono e la comunicazione con i supplier diventa più semplice e rapida. L’integrazione del ciclo passivo in un’infrastruttura gestionale unificata permette di allineare supply e demand, con un conseguente efficientamento del sistema. Si limita l’accumulo di scorte al minimo necessario e i rifornimenti vengono calibrati sulle effettive esigenze di produzione.
Utilizzare un sistema digitale di gestione degli approvvigionamenti aiuta a classificare e diversificare le fonti di acquisto con più raziocinio. Applicando logiche di vendor rating e distinguendo tra approvvigionamenti critici e secondari, sarà possibile seguire la strategia più adatta e conveniente nei diversi scenari.
Infine, una gestione approvvigionamenti digitale abilita la piena tracciabilità dei processi di filiera, assicurando la piena visibilità anche sui materiali impiegati. Le informazioni possono essere trasmesse lungo la filiera e arrivare ai clienti finali, soddisfacendo la loro esigenza di maggior trasparenza. Tuttavia, possono essere anche a uso interno e migliorare l’intera gestione dell’azienda, perché le consentono un controllo end-to-end sulle proprie attività.
Per competere con successo nel mercato del prossimo futuro, insomma, una gestione approvvigionamenti condotta con strumenti digitali adeguati può fare davvero la differenza.
