Software e soluzioni online per la fatturazione elettronica non mancano certo sul mercato. E c’è da scommettere che da qui al primo gennaio 2019, giorno “fatidico” in cui la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per tutte le aziende, aumenteranno ancora.
Avere così tante proposte rappresenta senza dubbio un bene per le società, ma rende un po’ più complicato il lavoro di scelta della soluzione ideale per il proprio business.
Perché se è evidente che non tutti i programmi per la fatturazione elettronica sono uguali, la scelta di quello che meglio si adatta alle esigenze aziendali e alle dinamiche del suo mercato di riferimento diventa cruciale.
Al di là del costo effettivo della soluzione, sono molti altri gli aspetti da prendere in considerazione nella scelta del programma di fatturazione elettronica affinché, più che di costo, si possa parlare di investimento. Anzi, di un buon investimento.
Partiamo però da un presupposto: secondo uno studio condotto dall’Osservatorio Fatturazione elettronica ed eCommerce B2B della School of Management del Politecnico di Milano, il beneficio economico del passaggio dalla fatturazione tradizionale a quella elettronica (per le aziende con un volume superiore alle 3 mila fatture annue) è compreso tra i 7,5 e gli 11,5 € a fattura tra stampa, imbustamento, consegna e costi di gestione dell’archivio cartaceo.
Si tratta di uno step fondamentale nel processo di Digital Transformation per qualsiasi azienda perché definisce un nuovo modo di relazionarsi con clienti e fornitori oltre che avviare la società verso quel progressivo processo di dematerializzazione degli atti auspicato dal legislatore.
La fatturazione elettronica è un’opportunità per tutte le aziende e i liberi professionisti che vogliono migliorare la propria efficienza abbattendo costi e tempi di lavorazione della documentazione oltre che un tema di semplice compliance digitale. Ecco perché la scelta della soluzione più adeguata alla propria azienda non va assolutamente sottovalutata.
Ci sono alcune caratteristiche comuni solo alle migliori soluzioni per la fatturazione elettronica. E sono proprio queste che andrebbero prese in considerazione nel momento della scelta
Soluzioni scalabili
Non si tratta di essere lungimiranti, ma realisti. Nel giro di qualche anno è facile prevedere che l’intero ciclo commerciale sarà completamente digitalizzato: dall’ordine alla consegna, dalla fatturazione al pagamento.
Inoltre, specie nelle soluzioni online che permettono abbonamenti e pacchetti specifici è bene considerare la convenienza in caso di aumento del volume di fatture da gestire da parte della nostra azienda. Tutti auspichiamo una costante e continua crescita per le nostre aziende e lavoriamo proprio per questo.
Ma se la vostra azienda il prossimo anno si dovesse trovare a dover gestire un volume di fatture doppio rispetto a quello attuale, la soluzione scelta sarebbe in grado di permettervelo in modo semplice e conveniente?
Ecco perché nella scelta della soluzione di fatturazione è importante considerare la sua scalabilità con la possibilità di integrazione di moduli aggiuntivi al variare delle proprie esigenze.
Versatilità e semplicità
Dando per scontato che ogni soluzione dev’essere user friendly, il programma deve poter gestire ogni tipo di fattura: elettroniche B2B e verso la PA, fatture accompagnatorie, fatture d'acconto, fatture pro-forma, auto fatture, note d’accredito ecc. Inoltre, per garantire un risparmio reale in termini di tempo deve permettere la conversione di preventivi in fatture oppure la creazione di fatture direttamente dai DDT in pochi clic.
Inoltre deve permettere notifiche in tempo reale da parte del Sistema di Interscambio (SDI) per essere sempre aggiornati sullo stato delle fatture inviate e correggere per tempo eventuali errori che hanno impedito l’accettazione del documento.
Protezione dei dati
Oltre ai dati sensibili di clienti e fornitori, le nostre fatture contengono informazioni preziose riguardo la nostra azienda e il suo andamento. Dati che potrebbero diventare un’arma molto pericolosa se finissero nelle mani sbagliate. Ecco perché conservarli in luoghi virtuali sicuri come il cloud diventa un’esigenza per le aziende.
Ormai tutti i fornitori di servizi cloud proteggono i dati sensibili dei clienti su database crittografati e tramite connessioni in modalità sicure TLS/SSL.
Certo, la presenza di una soluzione cloud comporta altri vantaggi e non di poco conto come i sistemi di backup automatici che tengono al sicuro la nostra documentazione anche da errori involontari (disaster recovery) e altri rischi legati all’attività quotidiana nonché la possibilità di accedere ai dati della tua attività da tutti i dispositivi, ovunque ci si trovi.
Naturalmente queste sono solo alcune delle caratteristiche da valutare nella scelta delle migliori soluzioni per la fatturazione elettronica per la vostra società. Ma qualsiasi azienda che voglia aumentare la propria produttività e semplificare il proprio processo di contabilità e amministrazione deve scegliere con attenzione e lungimiranza la soluzione di fatturazione migliore per le proprie esigenze.
- Prima motivazione sulla base di cui scegliere la soluzione di fatturazione elettronica: È UN’ESTENSIONE NATURALE DEL MIO ERP. La prima vera scelta è valutare la proposta del proprio fornitore che potrà essere di tipo tradizionale o web.
- Ciclo passivo: nello scegliere valutiamo l’utilizzo delle informazioni digitali raccolte per, ad esempio, predisporre in automatico le registrazioni contabili passive?
- Conservazione Sostitutiva delle fatture (ma dei documenti in generale, …), che potrà essere tradizionale (a opera del cliente con nomina del Responsabile della Conservazione, redazione del Manuale e con gestione dell’intero processo) o web (con delega di responsabilità al partner di servizio di tutti gli obblighi).
