Chiamato a supportare sempre più i processi operativi, la direzione aziendale e le decisioni strategiche, il software gestionale tradizionale si è prima evoluto per offrire una piattaforma integrata in grado di gestire in modo sinergico i flussi organizzativi e poi per inglobare, al proprio interno, nuove funzioni utili a consentire un dialogo in tempo reale con la filiera produttiva e commerciale. L’obiettivo è mettere a punto nuovi modelli di gestione dell’impresa, attraverso i quali l’azienda, all’unisono, sia in grado di dar vita a un sistema integrato con il mondo esterno.
Nel concreto, però, mettersi in casa un gestionale in grado di gestire e integrare tutti i processi di business rilevanti non è cosa da poco. Tant’è che, solitamente, vi si ricorre sulla spinta di eventi esterni (come una fusione o un’acquisizione) oppure quando il software gestionale in uso è così obsoleto da non poter più reggere le richieste degli utenti.
In qualsiasi caso, il rinnovamento radicale del software gestionale è un processo destinato a interferire sul lavoro quotidiano. Questo comporta inevitabili effetti sul business ma soprattutto sulla parte IT, a cui di solito è demandata la selezione del gestionale e la sua corretta implementazione in azienda. Il rischio di sbagliare c’è sempre, la scelta dovrà quindi cadere sulla soluzione più adatta a soddisfare i bisogni dell’impresa limitando il pericolo di errate valutazioni.
Il primo rischio da evitare è, ovviamente, la scelta di una soluzione alla fine incompleta per le proprie esigenze. A livello di funzionalità occorre, infatti, chiedersi se il gestionale in esame possa:
- agire su tutti i processi aziendali da ottimizzare;
- crescere per accompagnare gli sviluppi futuri dell’azienda;
- adattarsi alle peculiarità di quest’ultima;
- offrire, tramite il suo fornitore, l’expertise necessaria per eventuali personalizzazioni.
Il gestionale ideale è anche una piattaforma semplice – o quantomeno non complessa – da usare e da gestire. Considerando il modo in cui oggi in azienda si accede alle informazioni e alle funzioni (anche) del gestionale, è importante scegliere una piattaforma che:
- abbia un’interfaccia chiara;
- sia integrabile con dispositivi mobili;
- fornisca informazioni di sintesi (via dashboard o report, per esempio) chiare e fruibili;
- possa estendersi con moduli aggiuntivi (anche in cloud);
- possa aprirsi verso l’intera catena del valore (con ciò intendendo partner e fornitori).
Attenzione anche a coinvolgere nell’implementazione del gestionale tutti gli stakeholder del caso. L’implementazione stessa è senza dubbio un problema del CIO e del suo staff ma serve anche l’apporto dei responsabili delle diverse Line of Business, chiamati anche loro a identificare gli obiettivi del nuovo gestionale e il management che, dal gestionale, deve trarre le giuste informazioni per molte decisioni strategiche e operative in azienda.
Da un punto di vista più tecnico è utile che il software vendor prescelto abbia un’esperienza specifica nel settore in cui l’azienda utente opera o vanti referenze di società analoghe. Ogni settore di mercato ha infatti le sue specificità e avere un partner tecnologico che già le conosce sicuramente aiuta nell’implementazione e nella personalizzazione del gestionale.
Guardando poi oltre l’implementazione, alcuni rischi legati al ciclo di vita del software gestionale andrebbero evitati identificando un fornitore in grado di garantire, direttamente o attraverso partner, sia un supporto rapido in caso di problemi sia, in prospettiva, la crescita funzionale e tecnologica della soluzione proposta.
Da ultimo, non bisogna dimenticare che il software gestionale, così attentamente scelto, va poi introdotto in azienda e deve quindi confrontarsi con le aspettative e le reazioni dei suoi utenti. Tra i rischi da considerare c’è quindi anche un aspetto culturale da non sottovalutare. È indispensabile comunicare chiaramente il senso della soluzione scelta e dedicare tutto il tempo necessario alla formazione di chi la userà. In questo modo, i processi aziendali risulteranno davvero più efficaci di quanto non fossero in precedenza mentre un gestionale imposto dall’alto e poco chiaro non riuscirà a esprimere tutto il suo potenziale.
