Fino a qualche anno fa, affrontare l’implementazione di un software ERP richiedeva un impegno cospicuo di tempo e di risorse. Dalla fase progettuale al deployment potevano trascorrere dei mesi, con il rischio, fra l’altro, che il risultato finale non fosse all’altezza delle premesse. Erano soprattutto le grandi imprese a poterselo permettere, non solo per capacità di spesa e per competenze interne in grado di interfacciarsi con la società incaricata di sviluppare il gestionale, ma anche per le frequenti interruzioni alla normale operatività che questo comportava. Le piccole e medie imprese, dotate di capitali ridotti e con risorse umane che difficilmente possono essere distolte dai propri compiti specifici, di fatto erano escluse da percorsi di digitalizzazione guidati tramite l’introduzione di un moderno gestionale. Non che gli ERP in cloud abbiano eliminato la complessità derivante da un ridisegno delle tecnologie a supporto del business aziendale. Anzi, da un certo punto di vista, si sono arricchiti di funzionalità che nei loro progenitori non esistevano (basti pensare alla Business Intelligence che oggi sfrutta servizi cloud integrati nel gestionale). La novità, dunque, risiede nella riduzione della tempistica di adozione, che fa sì che adesso l’ERP possa essere reso disponibile per lo smart working nel giro di poche settimane.

Quanto tempo occorre per imparare a usare un nuovo gestionale aziendale? Questa domanda prima era segnata dalla netta separazione tra applicativi enterprise e applicativi consumer. I primi erano sviluppati per venire incontro alle esigenze eterogenee di monitoraggio e controllo dei fenomeni complessi di gestione d’impresa e produzione, ragion per cui gli enterprise resource planning sono suddivisi in moduli fra loro integrati. I secondi, invece, dovevano trovare un’immediata rispondenza nelle abitudini di una popolazione sempre più avvezza agli strumenti digitali nella vita di tutti i giorni. Soprattutto i millennial, ma non solo, hanno determinato la proliferazione di app user-friendly. I gestionali in cloud non sono uguali a queste tipologie di app, perché non possono prescindere dalle competenze specifiche dei vari profili aziendali. Tuttavia accorciano la loro curva di apprendimento, giacché seguono la logica di tutta l’offerta di software oggi presente sul mercato. Una logica che, per esempio, tende a considerare preminente la dematerializzazione documentale. Per questo, anche lavorando da casa o da qualsiasi altro luogo che non sia il proprio ufficio, i faldoni o i supporti cartacei possono lasciare il posto alla loro versione digitale. La conservazione sostitutiva è una funzionalità classica dei gestionali aziendali. Gli ERP in cloud la mettono a disposizione dovunque quando si opera in Smart Working.

Accedere ai documenti e ai dati aziendali dovunque, coincide con un’assoluta flessibilità nelle condizioni di lavoro unita a un’estrema mobilità. Una delle false prospettive suscitate dalle settimane di quarantena è stata che l’alternativa all’ufficio fossero le pareti domestiche. Quando, auspicabilmente, torneranno le consuetudini della vita comune, diventerà chiaro che la flessibilità in azienda vuol dire che non è tanto importante dove ci si trovi, quanto i risultati, gli obiettivi da conseguire. La mobilità, fra l’altro, spesso è una condizione dettata dalla categoria professionale di appartenenza e dal ruolo ricoperto. Sales Manager e figure commerciali in generale trascorrono la maggior parte del loro tempo in trasferta. Per non parlare dei C-level, le cui responsabilità li portano sovente in giro per l’Italia o per il mondo. Grazie al gestionale in cloud, ERP e smart working possono rispondere a questo binomio di flessibilità e mobilità, di cui la consultazione su qualsiasi device è uno dei pilastri, e possono aggiungere la leva dell’efficienza. Talvolta, infatti, si enfatizzano specialmente le prime due, soffermandosi forse troppo sui condizionamenti o i vantaggi dell’ambiente esterno. Non si sottolinea abbastanza quanto incida la tecnologia nel garantire dappertutto i medesimi strumenti e le medesime informazioni, cioè nel permettere di attingere ai dati aziendali sempre e in totale sicurezza. Cosa che, invece, un ERP online è in grado di assicurare.

L’Osservatorio Smart Working citato all’inizio, tra i principali benefici riscontrati con il lavoro agile ha rilevato il miglioramento dell’equilibrio fra vita professionale e vita privata e la crescita della motivazione e del coinvolgimento dei dipendenti. Altre indagini più recenti, come quella di Citrix e OnePoll fatta a ridosso della crisi pandemica intervistando 1000 persone, hanno registrato livelli di soddisfazione nettamente superiori dovuti a fattori quali il venir meno dello stress da pendolarismo giornaliero (che ha anche un riflesso in un consapevole contributo alla diminuzione dell’inquinamento ambientale) e un migliore work-life balance. In termini di produttività, queste survey attestano percentuali di incremento talmente significative che molte organizzazioni probabilmente continueranno sulla strada dello smart working anche dopo la fine dell’emergenza. A patto ovviamente che, se non l’hanno già fatto, si dotino delle giuste tecnologie a sostegno della collaborazione da remoto. Tecnologie come, appunto, i gestionali in cloud con cui ovviare a una delle criticità evidenziate nella seconda ricerca: il mancato accesso ad alcune o a tutte le risorse aziendali. Al contrario, i cloud ERP accelerano lo Smart Working proprio poiché nascono come piattaforme prive di vincoli fisici, raggiungibili facilmente dai dipendenti, sia in mobilità sia in spazi di lavoro improvvisati ma, non per questo, meno produttivi.