Contabilità e controllo di gestione: 5 must-have del tuo prossimo ERP

Le aziende moderne necessitano di soluzioni integrate che offrano una visione completa e in tempo reale delle loro operazioni finanziarie per ottimizzare contabilità e controllo di gestione. All’interno di ecosistemi operativi sempre più digitali, infatti, queste attività non possono più essere gestite con software obsoleti o processi manuali: serve implementare un sistema ERP affidabile ed evoluto. Nelle prossime righe analizzeremo i vantaggi che si ottengono scegliendo un gestionale di ultima generazione e, in particolare, vedremo quali sono le 5 caratteristiche chiave su cui puntare per migliorare concretamente contabilità e controllo di gestione.

Integrare contabilità e controllo di gestione nei processi aziendali: un importante cambio di paradigma

Ancora oggi, contabilità e controllo di gestione sono attività amministrate con il supporto di classici software per la contabilità, non collegati con il sistema aziendali e alimentati manualmente dagli operatori.

Questo approccio a compartimenti stagni non è più funzionale per tenere il ritmo dei business moderni e oggi la tecnologia consente di procedere con un cambio di paradigma decisivo: il software ERP integra i dati provenienti da tutti i dipartimenti aziendali e consente di trasformare ogni dato in una informazione contabile.

Se, per esempio, il sistema rileva carenza di un prodotto nelle scorte di magazzino, invia automaticamente la segnalazione al dipartimento preposto che procede con l’acquisto: questa azione avvia le procedure legate alla creazione di ordine di acquisto, registrazione del debito, invio pagamento e così via. Un software di questo tipo, inoltre, consente di potenziare come non mai la gestione delle finanze aziendali grazie alla capacità di analizzare i dati di bilancio, ottimizzare le attività di budgeting in ottica predittiva, avere visibilità sulla marginalità delle diverse commesse e governare meglio ciclo attivo e passivo.

Potenziare contabilità e controllo di gestione con l’ERP: 5 caratteristiche chiave

Al fine di abilitare gli scenari appena descritti e integrare efficacemente contabilità e controllo di gestione nel sistema aziendale, è necessario individuare un ERP moderno che disponga di cinque funzionalità fondamentali. Analizziamole una a una.

1. Integrazione completa dei dati

Per una gestione efficace della contabilità e del controllo di gestione, è fondamentale che l’ERP consenta l'integrazione completa di tutti i dati finanziari, operativi e gestionali come i dati di vendita e acquisti per monitorare entrate e uscite in tempo reale, i dati di produzione per comprendere i costi di produzione e la loro incidenza sul margine di profitto e i dati di magazzino, per ottimizzare la gestione delle scorte e ridurre i costi associati. Un'integrazione completa così abilitata permette di avere una visione d'insieme che facilita la pianificazione strategica e decisionale.

2. Automazione dei processi contabili

Procedere manualmente con le mansioni di contabilità e controllo di gestione è causa di inefficienze ed errori. Un buon ERP dovrebbe offrire automazione per tutte le attività contabili di routine, come la generazione e invio automatico delle fatture ai clienti, l’allineamento delle transazioni bancarie con le registrazioni contabili, la creazione di report finanziari periodici senza intervento manuale e il monitoraggio delle scadenze tanto delle fatture emesse quanto dei pagamenti da saldare. Anche in questo caso, l'automazione semplifica il lavoro, minimizza gli errori e libera risorse umane per attività a maggior valore aggiunto.

3. Analisi e reportistica avanzata

Per un controllo di gestione efficace, è essenziale disporre di strumenti di analisi e reportistica avanzata. L’ERP deve permettere la creazione di report dettagliati e personalizzati, come le analisi delle performance finanziarie con un preciso confronto tra budget e risultati effettivi e i report di cash flow per un attento monitoraggio dei flussi di cassa in entrata e uscita, oltre a offrire dashboard personalizzate su cui visualizzare in maniera rapida e intuitiva i KPI di interesse. Soltanto analizzando i dati in profondità grazie a queste funzioni, è possibile prendere decisioni consapevoli e strategiche in termini di contabilità e controllo di gestione.

4. Gestione di conformità e sicurezza

La conformità normativa e la gestione dei rischi sono aspetti critici della contabilità e del controllo di gestione: il software gestionale deve aiutare a garantire la conformità alle normative fiscali e contabili. E può farlo solo attraverso il monitoraggio costante con aggiornamenti automatici sulle nuove disposizioni e leggi fiscali, un sistema di tracciabilità completa di tutte le operazioni finanziarie e la capacità di identificare e mitigare prontamente l’insorgere di eventuali rischi. In questo modo si riduce l’eventualità di incorrere in sanzioni e si tutela la reputazione aziendale.

5. Integrazione con sistemi esterni

Un ERP efficace per contabilità e controllo di gestione deve potersi integrare agilmente anche con altri sistemi aziendali e piattaforme esterne: l’interoperabilità è essenziale per una gestione fluida delle operazioni finanziarie. Per esempio, il software deve potersi collegare con i sistemi di e-commerce per sincronizzare automaticamente le transazioni di vendita, con le piattaforme di gestione delle risorse umane per aggiornare in tempo reale i dati sui costi del personale, con il CRM per monitorare le attività di fatturazione e pagamento dei clienti o anche acquisire automaticamente i movimenti bancari sfruttando i sistemi di remote banking.

In sintesi, implementare un sistema ERP avanzato rappresenta una mossa strategica che consente di migliorare l'efficienza operativa, semplificare il lavoro del personale amministrativo e prendere decisioni data-driven, per rendere contabilità e controllo di gestione davvero intelligenti. A tutto vantaggio del business nel suo complesso.