“I conti non tornano...”. Questa espressione è entrata ormai a far parte del linguaggio comune e la si utilizza per le situazioni più diverse. Ma se i conti non tornano quando si parla di contabilità, la faccenda si complica. Specie in un settore come l’idrotermosanitario nel quale la contabilità aziendale è piuttosto articolata.
Abbiamo visto altre volte che il settore idrotermosanitario è caratterizzato da un’ampia e complessa movimentazione quotidiana di prodotti finiti.
Ma come impatta questo flusso di lavoro sulla contabilità aziendale?
Si tratta di gestire una documentazione particolarmente ampia. E, più precisamente, inserire e registrare ogni giorno:
- Fatture clienti e fornitori
- Documenti di trasporto
- Note di accredito e addebito
- Fatture accompagnatorie
- Gestione iva (iva a debito/credito, liquidazione iva, stampa registri iva mensili...)
- Disposizioni di pagamento
- Scadenziari
Un ERP specializzato per il settore ITS deve sì supportare tutte queste funzionalità, ma deve soprattutto gestire automaticamente i movimenti contabili relativi ai documenti sopra elencati di modo che questi possano essere archiviati di default una volta emessi e quindi reperibili e gestibili comodamente in tutte le successive fasi contabili con pochi click.
Naturalmente, dal primo gennaio 2019 con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica obbligatoria, diventa essenziale avere uno strumento in grado di gestire tutti i dati necessari alla fatturazione elettronica attiva e passiva direttamente dell’anagrafica, di modo da generare - e firmare digitalmente - le fatture in formato XML, ricevere le notifiche da parte del servizio di interscambio (Sdi) e finalizzare correttamente l’invio automatico all’Agenzia delle Entrate.
Ciclo attivo e ciclo passivo all’insegna di velocità e approccio user friendly
Una soluzione ERP deve essere in grado di gestire ciclo attivo e ciclo passivo con il medesimo approccio improntato alla completezza e alla facile usabilità.
Questo significa poter creare e registrare tutti i documenti relativi alla vendita degli articoli: dall'ordine di vendita fino arrivare alla consegna, dalla fattura attiva e alle note di credito attive.
E così anche la registrazione dei documenti che fanno parte del ciclo passivo gli ordini di acquisto, le fatture passive e le note di credito passive solo per citare i principali.
Senz’altro questo fattore diventa essenziale nell’idrotermosanitario, dove tra materie prime, ricambi, semilavorati e impianti finiti le documentazioni di cui occuparsi quotidianamente a livello cantabile e amministrativo sono davvero molte.
Ecco perché risulta tutt’altro che opzionale la possibilità di supportare la tecnologia EDI per l’interscambio diretto computer to computer di tutti i dati riducendo tempi, costi ed errori tipici dell’inserimento manuale di queste informazioni.
Detto della fatturazione elettronica e delle principali funzioni contabili da gestire, ci sono molti altri aspetti che impattano sulla contabilità direttamente e/o indirettamente: dalle offerte ai clienti alla gestione preventivi, dall’analisi dei costi di trasporto fino ai processi di approvvigionamento.
La differenza sta (anche) nella gestione dei titoli di credito
Eppure, se vi state chiedendo cosa un ERP specializzato per il settore idrotermosanitario può fare per la vostra contabilità, la risposta non è solo nella gestione pratica e veloce delle funzioni contabili ordinarie ma anche nella ottimizzazione dei titoli di credito.
Ormai in tutti i settori o quasi, sempre più clienti pagano a 30 o 60 giorni. E molti usufruiscono anche di dilazioni di pagamento e altre forme di pagamenti posticipati. Nell’ITS le cose stanno così. E non da oggi. Non è questa la sede per affrontare temi legati all’opportunità dell’utilizzo di queste forme, fatto sta che i titoli di credito rappresentano sempre un rischio per l’azienda che vende un prodotto.
Secondo il nostro ordinamento, il titolo di credito circola attraverso la semplice consegna del documento che lo rappresenta, attribuendo a chi lo possiede il diritto di pretendere la prestazione in esso indicata da chi si è obbligato ad adempierla. L’articolo 1992 del Codice civile stabilisce che il possessore di un titolo di credito ha diritto alla prestazione in esso indicata dietro presentazione del titolo, purché sia legittimato nelle forme prescritte dalla legge.
Ma quello che non dice la legge è che ogni azienda ovviamente vuole “rientrare” nel più breve tempo possibile del credito concesso ma che per riuscire a concederne deve prima di tutto salvaguardare il proprio equilibrio finanziario attraverso l’analisi delle forme di pagamento “sostenibili” in quel determinato momento.
A livello contabile, un programma deve quindi gestire anche tutte le informazioni necessarie al corretto trattamento dei titoli di credito nel rispetto dei limiti ritenuti “accettabili” del rischio finanziario della società verso i clienti.
Cosa vuol dire questo concretamente?
Che un ERP dovrebbe offrire delle funzionalità per il monitoraggio dell’affidabilità dei clienti per determinare la profitability globale e mantenere appunto quell’equilibrio finanziario indispensabile prima di tutto a livello strategico ma essenziale anche per una corretta contabilità aziendale.
Proprio come per il processo logistico, un convenzionale software di gestione del magazzino risulta nettamente inadeguato, anche per quello contabile, nell’ITS meglio puntare su un ERP specifico, completo e modulare.
Ecco allora che, ancora una volta, emerge come un ERP specializzato per il settore Idrotermosanitario non debba solo essere uno strumento per ottimizzare i flussi contabili, amministrativi o logistici ma uno strumento per puntare ad una continua, costante crescita aziendale.
