In genere le aziende maturano la scelta di cambiare ERP in base a questioni tecniche e organizzative che non permettono di rimandare la scelta. Per esempio, l’impossibilità di aggiungere funzionalità indispensabili, l’interruzione del supporto o le modificate necessità aziendali. Tuttavia, c’è almeno un altro driver decisionale da considerare: la sicurezza dei sistemi, che può costituire un rischio sia per i dati, sia per la filiera vera e propria. Secondo Forbes, per esempio, il software obsoleto può costituire un rischio per i dati aziendali personali. Gartner, dal canto suo stima che entro il 2025 il 45% delle aziende subirà attacchi ai software collegati alla supply chain.
Al di là degli aspetti strettamente legati alla mancanza di aggiornamento, nel valutare un cambio di software gestionale bisognerebbe considerare anche il rischio di obsolescenza dei processi aziendali. A fronte di cambiamenti importanti come quelli a cui stiamo assistendo, rimanere vincolati a software antiquati significa perdere opportunità. Si pensi, per esempio, al livello di automazione e di ottimizzazione dei flussi di lavoro che gli strumenti di intelligenza artificiale generativa stanno iniziando a introdurre, in particolare per quanto riguarda le parti più ripetitive e meccaniche del lavoro. Dotarsi di un nuovo software significa, in ultima analisi, aprirsi a un nuovo livello di competitività.
Le ragioni elencate sono più che valide per prendere in considerazione il cambio del software gestionale. Ma come farlo in sicurezza? È necessario conoscere i rischi principali. Ecco i cinque più importanti.
Fra tutti i rischi legati al cambiamento di software gestionale, senza dubbio quello di vedere i dati compromessi, anche parzialmente, nel processo è quello più concreto. Nel valutarlo è indispensabile non solo assicurarsi il corretto trasferimento, ma anche accertarsi che il nuovo sistema sia in grado di gestirli, elaborarli e analizzarli con una qualità uguale o superiore. Perdere informazioni, metriche o KPI, infatti, potrebbe richiedere un considerevole tempo di ricostruzione, nella migliore delle ipotesi.
Questo rischio riguarda soprattutto le aziende con una forte propensione alla personalizzazione e con processi molto specifici. Una tendenza piuttosto comune, infatti, nei prodotti moderni, è quella di privilegiare l’utilizzo di buone pratiche e standard di settore. In genere questo porta importanti vantaggi, anche in termini di semplificazione, ma per potere avvantaggiarsene potrebbe essere necessario prevedere la revisione di processi consolidati e gestire il cambiamento in modo opportuno.
Al di là degli aspetti legati al cambiamento dei processi, è indispensabile che il nuovo gestionale possa essere usato con profitto dal personale. Per questo motivo è fondamentale considerare opportune sessioni di formazione. Fare in modo che le persone coinvolte nell’organizzazione possano usare la nuova piattaforma fin dal primo giorno, infatti, è indispensabile per mantenere intatta l’efficienza aziendale e, sotto un altro profilo, migliorare il livello di accettazione della nuova soluzione.
Quando si adotta una nuova soluzione ERP, spesso questa deve interfacciarsi con sistemi preesistenti: verificare a priori la compatibilità è senza dubbio fondamentale, ma è indispensabile prevedere come fronteggiare eventuali problemi sul campo in questo senso. In alcuni casi, infatti, potrebbe essere necessario ricorrere a fix successivi la prima fase di implementazione.
Infine, nella costruzione di un nuovo ecosistema intorno al nuovo ERP, bisogna considerare la possibile discrasia fra i tempi di progetto e quelli reali. Per questo è indispensabile che la fase di progettazione sia dettagliata e circostanziata, possibilmente a seguito di uno o più assessment.
Per poter prevedere ed eliminare questi problemi, molti dei quali legati all’applicazione delle soluzioni in specifiche realtà aziendali, è indispensabile avere una lunga esperienza e storicità nell’implementazione di soluzioni gestionali. Sisthema, con alle spalle 50 anni di soluzioni di successo, ha imparato a conoscere i mercati, le aziende e le criticità che possono emergere. Questo permette di prevedere le principali criticità già in fase di progettazione, e di offrire una pronta risposta anche in caso di eventuali problematiche sul campo che dovessero emergere successivamente al deployment del nuovo gestionale.
Passare a una soluzione ERP più moderna e adeguata ai bisogni aziendali è senza dubbio un’opportunità che merita di essere colta. Non si tratta di un processo privo di potenziali rischi, ma la giusta attenzione, un partner attento e la propensione aziendale al cambiamento possono minimizzarli considerevolmente, lasciando intatti tutti i vantaggi della modernizzazione.