Il confronto tra ERP On Premise vs Cloud oggi è necessario per qualsiasi azienda che intenda scegliere un nuovo software gestionale o modernizzare quello che già possiede. La versione On Premise, cioè quella tradizionale a cui siamo stati abituati per anni in cui l’organizzazione acquista la licenza a fronte di un’infrastruttura proprietaria che comprende in particolare il data center in sede, è stata messa in crisi soprattutto nei mesi dell’emergenza sanitaria. Durante la fase di lockdown, infatti, questa versione ha manifestato alcuni limiti derivanti dall’inaccessibilità ai dati o dalla loro parziale attingibilità in smart working. Vincoli ai quali, invece, un ERP in Cloud non è soggetto per definizione, visto che è sufficiente una connessione per poterlo utilizzare da qualsiasi postazione. Ma anche prima della crisi, il dibattito inerente ERP On Premise vs Cloud aveva cercato di mettere in rilievo i vantaggi (e gli svantaggi) dell’uno e dell’altro per avere elementi oggettivi che aiutassero le aziende a orientarsi in una delle due direzioni.
La prima voce, quando si paragona ERP On Premise vs Cloud, è ovviamente quella dei costi. L’Enterprise Resource Planning sulla “nuvola”, a differenza di quello installato in locale, non implica investimenti hardware al momento dell’implementazione. Si basa sul pagamento di un canone periodico, a cadenza mensile o annuale, che può includere tutta la parte applicativa e infrastrutturale o, nel caso in cui si vogliano acquistare le licenze, soltanto la seconda. In pratica, il raffronto dei costi tra ERP On Premise vs Cloud vede uno spostamento dal CapEx dell’On Premise, in cui bisogna allocare risorse anche cospicue per la dotazione IT da ammortizzare nel tempo, all’OpEx del Cloud, che fa riferimento alle spese operative ricorrenti. Ciò significa che anche le PMI, che spesso non dispongono del capitale iniziale per coprire l’investimento che occorre per adottare un ERP di ultima generazione, possono ottenere con il Cloud un paradigma proporzionato alla loro effettiva disponibilità economica.
Anche sul fronte della flessibilità, la “sfida” ERP On Premise vs Cloud trova nel secondo il modello che meglio si conforma alle esigenze specifiche delle organizzazioni, comprese quelle che possono emergere nel corso del tempo. Quando si opta per un sistema informativo, infatti, oltre alla ricchezza modulare che abbraccia i processi rilevanti dell’azienda, è opportuno tenere conto dei possibili cambiamenti che interverranno nel futuro, cambiamenti che possono riguardare una nuova linea produttiva, l’aggiunta di utenti, l’apertura di altre filiali, il recepimento di adempimenti normativi che impattano su contabilità e amministrazione ecc. L’ERP deve essere in grado di adattarsi velocemente ai fabbisogni del business. Non solo. Deve anche possedere caratteristiche native che lo predispongano a interconnettersi con abilitatori digitali all’avanguardia quali IoT, intelligenza artificiale, mobile e blockchain, solo per citare i più noti. Tutte tecnologie che sono variamente associate al Cloud e con cui, presto a tardi, le imprese dovranno confrontarsi, se non l’hanno già fatto.
La terza ragione che fa pendere l’ago della bilancia a favore dell’ERP in Cloud rispetto a quello On Premise è il tema della sicurezza. Nonostante alcuni detrattori della nuvola sostengano che affidare i dati aziendali in outsourcing esponga al rischio di maggiori violazioni, in realtà è proprio il contrario. Oggi i Cloud Provider devono attenersi a rigorosi standard di sicurezza e compliance, per esempio in materia di informazioni personali disciplinate dal regolamento GDPR. Ne deriva che dal punto di vista della data encryption o delle strategie di disaster recovery, mettere sullo stesso piano ERP On Premise vs Cloud non fa che confermare i livelli superiori di affidabilità e resilienza del secondo. Backup e continuità di servizio generalmente sono parte integrante di un ERP Cloud-based e, fra l’altro, liberano il personale IT interno all’azienda dall’onere di doversene fare carico come avverrebbe se l’ERP fosse On Premise. Un’ulteriore motivo per valutare positivamente l’eventuale scelta di un sistema in Cloud.