Ottimizzare la gestione della contabilità con un ERP ha due grandi vantaggi: garantire continuità all'operatività quotidiana e fornire informazioni per l'adozione di strategie competitive. Con un modulo ERP Contabilità la PMI gestisce in modo automatico, sicuro e controllato tutte le operazioni in partita doppia. Al contempo, trova soluzioni per ottimizzare le procedure e migliorare le prestazioni.
La contabilità su ERP diventa molto più facile e veloce da amministrare grazie a questa tecnologia che offre accesso immediato a tutti i documenti relativi alle commesse e alle competenze, fornendo le informazioni su pannelli di controllo e dashboard, con grafici e report di semplice consultazione. Con l'ERP Contabilità i parametri e le KPI sono costantemente monitorati e le eventuali discordanze dai piani aziendali segnalati anche in forma predittiva.
Un ERP è un software progettato con l’obiettivo di sincronizzare processi, funzioni e operation, ossia coordina tra loro le risorse di un’impresa con l’obiettivo di ottimizzarne la gestione.
Un ERP è una soluzione tecnologica disegnata apposta per gestire e perfezionare le operazioni contabili e finanziarie di un’azienda. Questo tipo di software integra diverse funzioni contabili in un'unica piattaforma, facilitando la gestione efficiente delle risorse finanziarie di un’impresa.
Una soluzione tecnologica di questo tipo garantisce ai controller una pianificazione a prova di errore attraverso uno strumento per comprendere meglio i propri dati e utilizzarli per prendere decisioni aziendali più solide. Collegare infatti tra loro metriche finanziarie e operative alle informazioni dei vari reparti aziendali aiuta a pianificare strategie e piani di execution più in linea con gli obiettivi di business.
Un modulo ERP Contabilità aiuta ad ottimizzare i processi contabili con l'analisi in tempo reale dei flussi documentali, la registrazione delle operazioni e delle transazioni del ciclo attivo e passivo. Un ERP per la gestione contabile alimenta il processo di dematerializzazione dell'azienda, fondamentale per entrare in un'ottica di Industria 4.0, oltre che utile per ridurre margini di errore.
Questo è probabilmente uno dei più importanti vantaggi della Contabilità con ERP: aumentare le competenze del personale abilitando così l'azienda ad attivare nuove e più moderne prassi di pianificazione delle risorse interne. L’integrazione garantita dal sistema ERP consente quindi di andare oltre le funzionalità dei classici software gestionali che necessitano di inserimento dei dati e della loro analisi in prima persona.
Le piattaforme ERP modulari sono configurabili per gestire in modo integrato tutti i flussi operativi. Si crea un database condiviso tra tutte le aree aziendali, ma potenzialmente anche con tutto l'ecosistema che ruota intorno all'azienda, fornitori, rete commerciale, di vendita e naturalmente con il personale interno.
Un modulo ERP Contabilità consente al management di:
I benefici immediati dell’implementazione di un ERP per la contabilità sono: maggiore accuratezza e correttezza dei dati, il controllo in tempo reale di ciascun aspetto contabile e la semplificazione dell'operatività con un deciso risparmio di tempo e risorse.
Una delle garanzie che spingono le organizzazioni a implementare un software ERP per la gestione contabile è di certo la sua affidabilità. La pianificazione finanziaria è uno dei processi ‘mission critical’ per un’organizzazione, motivo per cui il software deve offrire una solida tutela sulla continuità del business attraverso alcune delle sue principali funzioni. In primis, ovviamente, la sicurezza dei dati: in tempi di hacking e di AI usata con finalità fraudolente, la protezione dei dati attraverso architetture ridondanti e sistemi di intercettazione avanzata delle minacce che consentano il disinnesco delle attività sospette diventa la priorità numero uno.
Un software rispondente alle esigenze dei controller e dell’amministrazione contabile deve poter garantire inoltre la conformità alle normative fiscali e tributarie di ogni paese. In Italia, ad esempio, la compliance con la normativa vigente è un tema assai complesso che richiede competenze verticali specifiche.
Altro fattore differenziante è la scalabilità nel tempo della soluzione software: in un mercato profondamente instabile la tecnologia deve assecondare le necessità di crescita del business con estrema flessibilità e integrarsi con facilità con altri sistemi gestionali aziendali. Infine, un ERP deve poter contare su un’assistenza tecnica locale del paese di riferimento, elemento essenziale per garantire un livello di servizio che possa fare davvero la differenza.
Per qualunque azienda, ma soprattutto per una PMI, la disponibilità di informazioni contabili strutturate costituisce un vantaggio competitivo determinante. Una soluzione ERP Contabilità, oltre a semplificare la gestione economica dell'impresa, aiuta ad automatizzare le procedure e l’operatività garantendo una gestione semplificata delle operazioni in partita doppia. Si determina così un approccio analitico della contabilità soprattutto per le aziende che lavorano per commessa.
Con un modulo ERP Contabilità si ottimizza la pianificazione delle risorse e la gestione dei processi in ottica “agile”: l'ERP si trasforma così in un hub informativo per i controller finanziari che si occupano di planning strategico. Lo strumento è pensato per far convergere tra loro dati da fonti differenziate per una completa compenetrazione tra processi. Diventa cioè la regia che elabora e genera il flusso informativo in una prospettiva di aumento della redditività.
Le conseguenze positive dell'implementazione di questa soluzione sono molteplici: dalla riduzione degli sprechi all'ottimizzazione dei costi, da una gestione costante dei flussi di informazioni alla possibilità di assicurare un allineamento di tutte le aree aziendali.
Riassumendo, la soluzione ERP Contabilità contribuisce a determinare la marginalità delle commesse associate alle competenze e di specificare nel dettaglio l’incidenza dei costi indiretti e dei ricavi diretti, con un controllo costante del ciclo attivo e passivo aziendale.
Il risultato è che la contabilità analitica e quella fiscale sono integrate tra loro in modo automatico. Questo permette in primis di generare bilanci di esercizio molto più accurati ottimizzando i tempi delle procedure contabili. La trasmissione in tempo reale e automatica minimizza i rischi di errore ma soprattutto migliora la comunicazione tra le aree aziendali e il dialogo tra i reparti e la Direzione aziendale. Con un ERP Contabilità l'analisi dei costi consente una costante possibilità di allocare risorse in considerazione dei singoli centri di costo e quindi di determinare budget e investimenti.
Non da ultimo, la registrazione quotidiana delle informazioni contabili aumenta la tracciabilità delle operazioni e la possibilità, da parte di dipendenti e management, di analizzare i dati rispetto alla definizione di algoritmi predittivi che danno una visione sul breve e medio periodo.
Con interfacce intuitive e facili da usare, i moderni sistemi ERP per la contabilità hanno da tempo superato le rigidità tipiche dei gestionali iper razionali di qualche anno fa e sono oggi ideati per migliorare l’esperienza dell’utente, facilitando l’adozione e l’uso efficiente del sistema da parte dei dipendenti. Il tema della customer experience è al centro del nuovo sviluppo di software aziendali proprio per ovviare al problema della resistenza da parte degli utenti finali nell’introduzione di nuove tecnologie. Si tratta spesso di un tema spinoso, alla base di molte delle paure infondate nel cambio di tecnologia. I moderni ERP sono disegnati intorno all’esperienza utente, ciò significa che la loro usabilità è un fattore cruciale per il buon esito del roll-out. A rafforzare il processo di change management abilitato dal cambio tecnologico, il provider cui si affida l’erogazione del nuovo software è chiamato a garantire sessioni formative su misura in base alle necessità degli addetti ai lavori.